Im Frühjahr 2020 wurden die sog. "Digitalisierungsstraßen" ins Leben gerufen. Schon damals bildeten Sie den Ausgangspunkt für eine effiziente OZG-Umsetzung und wurden seitdem an die wachsenden Rahmenbedingungen und Herausforderungen angepasst. Sie schaffen hiermit die optimale Grundlage für eine dynamische Bereitstellung von Online-Diensten im NRW und auch bundesweitem "Einer-für-Alle" (EfA)-Kontext.

Digitalisierungsstraßen beschreiben sowohl ein Organisations- als auch ein factory-basiertes Prozessmodell und orientieren sich an vier Maximen:

• Dynamisierung: Angebot aller LeiKa-Leistungen als Referenzimplementierung im WSP.NRW - digital und mitnutzungsfähig als Angebot der EfA-Mitnutzung  
• Marktabdeckung & Nutzerakzeptanz: Digitale Wirtschaftsservices der öffentlichen Hand entsprechen im „Look & Feel“ dem Alltag der Nutzer:innen i.S. einer intuitiven Nutzerführung. Außerdem werden bedarfsgerechte MVP (Minimum Viable Product) als Online-Dienste in agiler Arbeitsweise in Iterationen stets weiterentwickelt.
• Wirtschaftlichkeit: Exponentielle Senkung des Digitalisierungsaufwandes von Leistung zu Leistung.
• Systematisierung & Standardisierung: Entwicklung der Erfahrungen aus NRW zu einem bundesweit nachnutzbaren Vorgehensmodell sowie einer formatübergreifenden Standardisierung im Formularbaukasten.

Um fachlich korrekte und auch auf den Informationsbedarf des Fachvollzugs angepasste Online-Formulare im WSP.NRW bereitstellen zu können, möchte das MWIKE die zuständigen Stellen an der konkreten Umsetzung der jeweiligen LeiKa-Leistungen (Verwaltungsleistungen aus dem Leistungskatalog) im Rahmen der „Digitalisierungsstraßen“ beteiligen.

LeiKa-Leistungen werden vor der Erteilung des Digitalisierungsauftrags an den IT-Dienstleister des MWIKE thematisch geclustert und in einem weiteren Schritt und höheren Detaillierungsgrad (sog. „(Fach-) Leistungsbündel“) eingeteilt. Diese Bündelung von verwandten LeiKa-Leistungen ist hierbei diffiziler als die übergreifende Zusammenfassung in bekannte OZG-spezifische Themenfelder und/oder Projekt-IDs (wie z. B. „Tätigkeitsanzeige und -erlaubnis“). Ein Fachleistungsbündel im konkreten Umsetzungskontext der Digitalisierungsstraßen umfasst beispielsweise verschiedene im Zusammenhang mit einer gewerblichen Tätigkeit stehende LeiKa-Leistungen und orientiert sich mithin am Lebenssachverhalt von Gewerbetreibenden und Unternehmen. Exemplarisch können hier die verschiedenen Ausprägungen einer Gaststättenerlaubnis oder aber auch das Pfandleihgewerbe (Erlaubnis sowie die Anzeige, der hiermit verbundenen Gewerberäume) genannt werden. Die in einem Online-Dienst digitalisierten LeiKa-Leistungen könnten gleichzeitig auch einzeln ausgewählt und durch andere Bundesländer mit genutzt werden.

Diese individuellen Fachleistungsbündel werden im Rahmen mehrerer, parallel laufender Digitalisierungsstraßen digital als ein oder mehrere Online-Dienste umgesetzt. Hierbei handelt es sich nicht um die reine Kopie analoger Formulare in die digitale Welt, sondern um eine Entwicklung intelligenter, anhand von eindeutigen Merkmalen gesteuerten und fachlich getriebenen Antrags-Assistenzsysteme.

Um Online-Dienste im Rahmen der Digitalisierungsstraßen zu entwickeln, muss ein fünf- bis sechs-stufiger Prozess durchlaufen werden. Hierbei verfolgt das MWIKE einen durchlaufend partizipativen Ansatz, um die Bedarfe des Fachvollzugs berücksichtigen zu können. Hierbei werden in den Gesamtprozess einzubeziehende zuständige Stellen aktiv durch das MWIKE und seinen IT-Dienstleister angesprochen. Um in der inhaltlichen Breite eine Repräsentation des gesamten Fachvollzugs zu gewährleisten, werden zwei bis drei konkrete Vertreter verschiedener, gleichsam für ein Leistungsbündel zuständige Stellen für die Mitwirkung im Digitalisierungsprozess ausgewählt.

Vorphase

Zur Koordination und länderübergreifenden Kooperation wurden zu allen aufkommenden Fragen Lenkungsgruppen gebildet und Jour-fixe-Termine mit interdisziplinärem Ansatz vereinbart. Die Einbindung des Fachvollzugs, der Landes- und Bundesorganisationen der Wirtschaftskammern sowie der Verbände, wie bspw. des Verbandes Freier Berufe e.V. NRW und des Bundesverbands der Freien Berufe e.V., und weiterer relevanter Stakeholder, wie bspw. der FITKO, der KoSIT, etc. findet fortlaufend statt. Im Anschluss beginnt die Arbeit in den Digitalisierungsstraßen.

Fachliche Vorklärung

Im Rahmen der sog. „fachlichen Vorklärung“ werden die Informationen zum jeweiligen Leistungsbündel gesammelt, welche grundlegende Bedeutung für die fachliche/sachliche Konzeption und Konfiguration sowie der späteren Integration und Funktionsfähigkeit des Formulars im WSP.NRW besitzen. Hierbei bedient sich das MWIKE erstmalig an der Unterstützung durch Vertreter des Fachvollzugs („zuständigen Stellen“). Die Vorphase teilt sich in die Sammlung verschiedener und voneinander zu trennender Informationen auf. Im Vorfeld erstellte und standardisierte Ergebnisdokumente, namentlich „Basisklärung“ und „fachliche Vorklärung“ werden in Konsultation ausgewählter Fachansprechpartner*innen ausgefüllt.

Formularkonfiguration

Nach der Vorphase können die vorstehenden Informationen nun fachlich und technisch ausgewertet werden. Um ein fachlich und rechtlich valides Formular, welches für Nutzende verständliches sowie die konkreten Bedarfe des Fachvollzugs angepasste Online-Lösungen eines Leistungsbündels umfasst, arbeiten IT-Dienstleister und der technische Ansprechpartner des MWIKE eng mit dem Fachvollzug zusammen. Durch die in der Vor- und Fomularkonfigurationsphase gewonnen Informationen können im User-Workflow erforderliche Datenfelder und antragsbezogene Nachweise definiert werden.  

Im Formularmanagement-Tool „GovForms“ auf Low-Code-Ebene konzipiert und sogar im gleichen Schritt konfiguriert werden. Die zuständigen Stellen werden fortlaufend im Rahmen der Formularerstellung in den Digitalisierungsprozess involviert. In Anforderungsworkshops können, auf Grundlage aller im Vorfeld gesammelten Informationen, im Austausch mit den technischen Ansprechpartnern, alle individuellen Anforderungen an das Formular notiert und besprochen werden. Diese können im Anschluss an die konkreten Bedürfnisse der Antragsteller*innen sowie der öffentlichen Verwaltung angepasst werden. Auch übersteigt dieser erste Prototyp bereits die einfachen Funktionalitäten eines klassischen Formular-PDFs.

Qualitätssicherung

Vor der Integration eines gemeinsam erarbeiteten Formulars in das WSP.NRW und die Verbindung mit allen erforderlichen Zusatzdiensten ( z.B. mit dem Zahlungsdienst oder der technischen Zuweisung des Antrags an die sachlich und örtlich zuständige Behörde (Ticketsystem) etc.), wird das Formular erneut, in enger Abstimmung mit dem Fachvollzug, intensiv geprüft. Hierzu wird das erstellte Formular, welches bereits in einer für das WSP.NRW repräsentativen Testumgebung integriert worden ist, für eine letzte fachliche Überprüfung, der sog. „Abschlussvalidierung“ den Vertretern des Fachvollzugs in einem gemeinsamen Termin mit dem technischen Ansprechpartner und dem IT-Dienstleister des MWIKE vorgestellt. An dieser Stelle können abschließende, erforderliche Anpassungen vorgenommen werden.

Integration & Go-live

Aufgrund dessen, dass die Konfiguration des Formularprototyps im Low-Code-FMS (Formular-Management-System) GovForms / form.io unabhängig von der Integration des Formulars in das WSP.NRW und Bereitstellung zur Mitnutzung geschieht, wirkt dieses arbeitsteilige Vorgehen in der Digitalisierung von Online-Diensten effizienzsteigernd. Im Rahmen der Integration wird das Formular in die Microservice-Architektur des WSP.NRW eingefügt, hierzu wird das Formular mit allen erforderlichen Komponenten, die eine medienbruchfreie Nutzung des Online-Dienstes ermöglichen, angereichert. Diese Anreicherung umfasst unter anderem die Identifizierung und Authentifizierung mittels ELSTER-ID oder über das Servicekonto.NRW oder die Anbindung an die ePayment-Schnittstelle von ePayBL, um die Bezahlung der fälligen Verwaltungsgebühr zu ermöglichen. Das Vorgehen wird mit einem weiteren Integrationstest abgerundet, bevor der Online-Dienst im WSP.NRW final freigeschaltet wird. Der Digitalisierungsprozess wird im Rahmen des Rollouts mit den sich beteiligenden Bundesländern wiederholt und Formulare in mehreren Iterationsschleifen an die jeweiligen landesspezifischen Belange ausgearbeitet. Der Umfang des zukünftigen Formulars bestimmt sich für die erstmalige Digitalisierung eines iterativen Ansatzes. Dies bedeutet, dass das Formular ein „MVP“ (Minimum Viable Product) darstellt, welches in den nachfolgenden Entwicklungszyklen stetig verbessert. Die o.g. Maximen des Vorgehensmodells werden in allen Prozessschritten der Digitalisierungsstraßen beachtet.

Aufgrund des oben skizzierten Vorgehensmodells werden im Rahmen der Digitalisierung der Online-Dienste in Zusammenarbeit mit dem Fachvollzug und im Rahmen einer auskömmlichen fachlich-rechtlichen Voranalyse der zu digitalisierenden LeiKa-Leistungen die bundesrechtlichen Anforderungen an den Online-Dienst eingehalten.